Koko tarjous- ja projektinhallinta yhdessä paikassa
Pilvilampi toteutti Salon Kaukolämmölle järjestelmän, jossa projektit säilyvät ajantasaisesti aina tarjouksesta valmistumiseen asti selkeässä näkymässä.
Uusi järjestelmä on mahdollistanut mm.
- Eheän tilannekuvan projekteista
- Tiedon läpinäkyvyyden ja joustavan käsittelyn
- Helpon työkalun resurssoinnille
Salon Kaukolämpö Oy vastaa kaukolämpöverkoston rakentamisesta ja kaukolämmön tarjoamisesta Salon alueella. Salon Kaukolämmön rakennusprojekteja oli pitkään hallinnoitu valtaisalla Excel-taulukolla, jonka haasteeksi oli muodostunut muun muassa se, että taulukon käsittely yhtäaikaisesti useamman ihmisen toimesta johti tallennusvirheisiin. Tallennusvirheet taas johtivat väärinkäsityksiin asiakkaiden rakennusprojekteihin liittyen ja siten aiheuttivat turhaa harmia ja tarpeettomia yhteydenottoja asiakkaiden suunnasta.
Yhdessä asiakkaan kanssa Pilvilampi toteutti ratkaisuksi ongelmaan tarjouksien- ja projektienhallinnan järjestelmän, jonka avulla hallinnoidaan nyt kaikkia kaukolämpöön liittymistarjouksia ja voidaan mutkattomasti painiketta klikkaamalla kääntää hyväksytty tarjous projektiksi. Projektin etenemistä taas voidaan seurata ja hallinnoida järjestelmässä vaiheistetusti sen valmistumiseen asti. Järjestelmässä onnistuu nyt mm. resurssointi, jota myös aiemmin hoidettiin Excel-taulukossa. Näin koko prosessi asiakkaalle tehdystä tarjouksesta projektin valmistumiseen säilyy eheässä näkymässä, jota useampi ihminen voi hallinnoida yhtäaikaisesti ja sulavasti. Siten myös kaikilla käyttäjillä on tilanteesta ajantasainen kuva.
Jatkokehityksenä järjestelmään päätettiin tuoda myös asiakaspalautteiden hallinta, jotta palautteet olisivat kaikkien nähtävillä ja kaikilla olisi myös tieto siitä, millä tavoin niihin on reagoitu.
Eroon suuresta valmisohjelmien määrästä
Salon Kaukolämpö päätyi Pilvilammen joustavaan ratkaisuun, sillä vaikka osaan prosessista löytyi istuvia valmisohjelmistoja, koko prosessin kattavaa sopivaa ratkaisua ei löytynyt valmiina. Toisaalta asiakasta hirvitti kaikenkattavien valmisohjelmistojen järeä koko. Pilvilammen kyky ymmärtää Salon Kaukolämmön tarve ja tarjota sopivankokoista kokonaisuutta ratkaisuksi vakuutti asiakkaan aloittamaan yhteisen projektin.
Projekti vietiin läpi sovitussa aikataulussa ja annetussa budjetissa. Erityistä kiitosta sai Pilvilammen reagointiaika asiakkaan kysymyksiin ja pyyntöihin. Järjestelmä on otettu hyvin vastaan arjessa ja kaikki tarvittava tieto sijaitsee nyt vain siellä.
Kyllähän tämä järjestelmien absoluuttinen lukumäärä tuntuu lähtevän lapasesta. Pilvilammella osattiin napata tarpeestamme kiinni hyvin ja tässä ratkaisussa saatiin asioita yhdistettyä. Liittymisprosessi tarjouksineen ja projekteineen on nyt yhdessä järjestelmässä.
Janne Arko, liiketoimintajohtaja, Salon Kaukolämpö Oy
Vuonna 2015 toimintansa aloittanut Salon Kaukolämpö Oy on Salon kaupungin omistama osakeyhtiö, jonka liikevaihto vuonna 2022 oli 17,1 miljoonaa. Salon kaukolämpöverkon yhteispituus on noin 140 km, asiakkaita verkossa on 1 301 kpl ja asukkaita alueen kaukolämpötaloissa asuu noin 15 200.
Sinua saattaa myös kiinnostaa
Dokumentti- ja sopimushallinta
Erillisistä exceleistä toiminnan kokonaiskuvaan
Laadunhallinta & HSE, Laitehuolto ja kunnossapito, Projektinhallinta