Tehtävänhallinta ja tuntikirjaukset siirrettiin sähköiseen muotoon
Vaasan kaupungin kuntatekniikan kunnossapito sai yhteistyössä Pilvilammen kanssa käyttöönsä tehtävienhallintaa ja tuntikirjausta tehostavan sähköisen järjestelmän. Samalla me Pilvilammella pääsimme haastamaan liiketoiminta-alustamme ominaisuuksia.
Uusi järjestelmä on mahdollistanut mm.
- Varman ja nopean tuntikirjausmenetelmän
- Tehtävien tarkentamisen piirtämällä ja/tai koordinaattien avulla karttanäkymään
- Kokonaiskuvan luomisen suoritettavasta tehtävästä ja sen tilanteesta
- Tehtävien nostamisen työlistalle reaaliaikaisesti kohteella tehtävien havaintojen pohjalta
Asiakkaallamme, Vaasan kaupungin kuntatekniikan liikennealuetiimiin henkilöstöllä oli käytössä perinteiset, paperiset tuntilomakkeet, joille liikenneväylien hoitoon liittyviä tehtäviä kirjattiin käsin ja siirrettiin manuaalisesti palkkahallintoon. Tehtävienosoitus hoidettiin kaksi kertaa päivässä toteutettavalla käskynjaolla. Tehtävien hallinnoinnissa viestintäkanavana käytettiin puhelimia. Vaikkakin työnjako sujui perinteisellä tavalla, tuntikirjausten raportointi paperilomakkeilla taas koettiin työlääksi.
Koska ennenkaikkea tuntikirjaukset aiheuttivat merkittävästi manuaalista tiedonkäsittelyä, tekemisen sujuvoittamiseen lähdettiin etsimään nykyaikaisempaa ja toimintaa tehostavaa ratkaisua. Vaihtoehdoksi kartoitettiin monta vaihtoehtoa, joiden joukossa oli useampi valmisohjelmistokin. Tavoitteena oli kuitenkin löytää joustava yhteistyökumppani, jonka kanssa työskentely koettaisiin molemminpuolisena kehittämisenä, josta olisi hyötyä molemmille.
Karttanäkymän kehittäminen oli uutta
Yhdessä Vaasan kaupungin kuntatekniikan kunnossapidon eli nykyisen liikennealuetiimin kanssa saimme ilon kehittää tehtävienhallintaan ja tuntikirjaukseen toimintaa tehostavan järjestelmän Pilvilampi365 -liiketoiminta-alustaa hyödyntäen. Pääsimme projektin ansiosta samalla haastamaan liiketoiminta-alustamme ominaisuuksia ja kehittämään uutta.
Liikennealuetiimin työtehtävät osoitetaan nyt järjestelmässä sähköisesti. Jokainen tehtävä voidaan paikantaa karttanäkymään, jonka kehittäminen oli uutta Pilvilammellekin. Järjestelmään syötetty osoite paikantuu automaattisesti kartalle, johon voidaan myös tarkentaa piirtämällä esimerkiksi aurattavia tai hiekoitettavia alueita ja tieosuuksia. Järjestelmän etusivun karttanäkymä puolestaan näyttää yhteenvetona kaikki meneillään olevan tehtävät. Lisäksi esimerkiksi kuhunkin tehtävään liittyvä keskustelu voidaan käydä järjestelmässä, jolloin se tallentuu kaikkien tehtävään liittyvien henkilöiden nähtäväksi.
Tehtäviin liittyvä tieto on nyt helposti löydettävissä
Vaikka kehitysprojektin keskiössä oli ennenkaikkea tuntikirjausten siirtäminen sähköiseksi eikä työnjakoa koettu kovin haasteelliseksi, myös sähköisen tehtävienosoittamisen ja -hallinnan edut on koettu hyödyllisiksi. Kaikki tehtäviin liittyvä tieto on nyt helposti löydettävissä ja käsiteltävissä yhdessä järjestelmässä, mikä helpottaa työnjohtoa ja raportointia.
Järjestelmää jatkokehitetään edelleen, sillä vaikka itse järjestelmä on responsiivinen, työstössä on natiivimobiilisovellus urakoitsijoiden käyttöön. Erillinen mobiilisovellus päätettiin kehittää tarkimpien mahdollisten paikannusominaisuuksien hyödyntämiseksi.
Kehitystyö Pilvilammen projektipäällikön kanssa oli luontevaa yhteistyötä ja kaikki linjat olivat auki koko ajan.
Timo Rajala, yksikönpäällikkö, omaisuudenhallinta, Vaasan kaupungin kuntatekniikka
Vaasan kaupungin kuntatekniikka huolehtii muun muassa liikenteen, liikenneväylien, viheralueiden, yleisten alueiden, venesatamien ja maa- ja vesirakenteiden suunnittelusta, rakentamisesta ja ylläpidosta ja näihin liittyvistä laitteista sekä vesihuollon ja joukkoliikenteen viranomaistehtävistä. Kuntatekniikan liikennealuetiimin palveluksessa toimii noin 27 henkilöä.
Sinua saattaa myös kiinnostaa
Projektinhallinta
Asiakkaan koko polku yhteen järjestelmään
Laadunhallinta & HSE, Tehtävienhallinta