Digitalisointi vähensi tilausvirheiden määrää merkittävästi
Tampereen Tilapalvelut hallinnoi noin 800 kiinteistönsä tietoja ja niihin liittyviä tilauksia Pilvilammen toteuttamalla järjestelmällä. Digitalisoinnin ansiosta esimerkiksi virheiden määrä tilauksissa on laskenut lähestulkoon olemattomaksi.
Uusi järjestelmä on mahdollistanut muun muassa:
- Ajantasaiset puitesopimus ja -kumppanitiedot
- Virheettömän tilausprosessin
- Yhtenäiset toimintatavat
- Yhteisen alustan eri käyttösovelluksille
- Kattavan kustannusseurannan
Tampereen Tilapalvelut päätti ottaa Microsoft 365 -ympäristöstään kaiken irti hyödyntämällä Pilvilampi365 -liiketoiminta-alustaa monimuotoisesti erilaisiin liiketoimintasovelluksiin kiusaamisilmoitusten lähettämisestä puitesopimusten hallintaan ja kokonaisen tilausjärjestelmän pyörittämiseen.
Sopimuksia ja tilauksia oli aiemmin hoidettu excel-taulukoiden ja word-dokumenttien avulla eikä organisaatiossa ollut yhtenäisiä toimintamalleja. Tiedon hajautuminen erinäisiin tiedostoihin johti myös virheisiin tilausprosesseissa, kuten vanhentuneiden puitesopimusten hyödyntämiseen, sillä toimittajatietoa oli haastava hakea oikeista tallennuspaikoista tai se vanhentui helposti useista ylläpidettävistä dokumenteista johtuen.
Tilausprosessin digitalisointi on siis osoittautunut arvokkaaksi, sillä sen ansiosta virheiden määrä tilauksissa on romahtanut lähestulkoon olemattomaksi. Uusi järjestelmä on mahdollistanut myös entistä tarkemman kustannusseurannan.
Lähes 10 eri liiketoimintasovellusta
Nyt Tampereen Tilapalvelut hallinnoi laajamittaisesti noin 800 kiinteistönsä ja niiden rakennusten tietoja, niiden avaimia sekä niihin liittyviä tilauksia Pilvilampi365 -alustan päälle rakennetulla järjestelmällä. Erilaisia liiketoimintasovelluksia on rakennettu jo yhteensä lähemmäs kymmenen kappaletta.
Pilvilammen jouheva toimintatapa on sopinut asiakkaalle hyvin. Dokumentoinnin sijaan työtunteja käytetään enemmän varsinaiseen konfiguraatiotyöhön, koska vain järjestelmää aidossa ympäristössä käytettäessä voidaan ymmärtää todelliset vaateet sen ominaisuuksille. Lisää Tampereen Tilapalveluiden ratkaisuista täältä.
Mielestäni suurin etu tässä on se, että aikaa ei ole kulunut siihen, että me kuvataan prosesseja ja tehdään määrityksiä. Jos me tehdään se etupainotteisesti ymmärtämättä mitä kaikkea nämä järjestelmät voivat meille tarjota, me voidaan mennä ihan metsikköön ja putken päästä tulee jotain, millä me ei tehdä mitään.
Marko Lahtinen, projektiasiantuntija, Tampereen Tilapalvelut
Tampereen Tilapalvelut on Tampereen kaupungin omistama in house -yhtiö, joka tuottaa laadukkaita rakennushanke- ja ylläpitopalveluita. Tilapalveluiden suurin asiakas on Tampereen kaupunki, jonka rakennuksista se huolehtii koko niiden elinkaaren ajan, suunnittelusta ylläpitoon saakka. Tampereen Tilapalveluiden palveluksessa työskentelee 230 rakennushanke- ja ylläpitopalveluiden ammattilaista.
Sinua saattaa myös kiinnostaa
Dokumentti- ja sopimushallinta
Erillisistä exceleistä toiminnan kokonaiskuvaan
Laadunhallinta & HSE, Tehtävienhallinta